Nghị quyết số 57-NQ/TW xác định phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia là đột phá quan trọng hàng đầu, là động lực chính để đổi mới phương thức quản trị, nâng cao năng suất và đưa đất nước phát triển bứt phá trong kỷ nguyên mới. Đối với lĩnh vực xuất bản học thuật, tinh thần ấy đặt ra một yêu cầu rất cụ thể: tri thức khoa học không thể chỉ được tạo ra, biên tập và lưu giữ theo phương thức truyền thống, mà cần được tổ chức thành nguồn dữ liệu có khả năng kết nối, tìm kiếm, khai thác và lan tỏa nhanh chóng, chính xác, an toàn.

Nhà xuất bản và Tạp chí Khoa học xã hội là đơn vị gắn trực tiếp với quá trình chuyển hóa kết quả nghiên cứu khoa học thành sách, tạp chí và các sản phẩm thông tin khoa học phục vụ bạn đọc. Vì vậy, chuyển đổi số trước hết phải bắt đầu từ việc thực hiện các mảng công việc: tiếp nhận bản thảo, xây dựng kế hoạch, tổ chức biên tập, chế bản, thiết kế, in ấn, phát hành, lưu chiểu, thanh quyết toán và lưu trữ hồ sơ. Nếu mỗi khâu vẫn vận hành tách rời, dữ liệu phải nhập lại nhiều lần và tiến độ chủ yếu được theo dõi bằng kinh nghiệm cá nhân, thì việc sử dụng một vài phần mềm mới chỉ dừng ở ứng dụng công nghệ thông tin, chưa tạo ra sự thay đổi căn bản về phương thức hoạt động.

Chuyển đổi số đòi hỏi hình thành một quy trình thống nhất, trong đó mỗi bản thảo được quản lý xuyên suốt bằng hồ sơ số và mã nhận diện; thông tin về tác giả, đề tài, hợp đồng, tình trạng biên tập, tiến độ chế bản, kế hoạch in và phát hành được cập nhật theo trách nhiệm của từng bộ phận. Khi dữ liệu được chuẩn hóa ngay từ đầu, lãnh đạo có thể theo dõi tiến độ theo thời gian thực, bộ phận kế hoạch chủ động nhận diện khâu chậm, người làm sản xuất hạn chế sai lệch phiên bản, còn công tác tài chính - kế toán có căn cứ đối chiếu rõ ràng. Giá trị lớn nhất của công nghệ không nằm ở việc thay giấy bằng tệp điện tử, mà ở khả năng tạo ra một dòng công việc minh bạch, liên thông và có thể đo lường.

Trong quy trình đó, ở bất kỳ thời điểm nào có thể nhận biết bản thảo đang ở giai đoạn nào, ai chịu trách nhiệm, mốc hoàn thành ra sao, nguồn kinh phí nào được sử dụng và sản phẩm dự kiến được phát hành trên những kênh nào. Dữ liệu tiến độ cần được cập nhật tại nơi công việc phát sinh, thay vì tổng hợp thủ công vào cuối kỳ. Đây là cơ sở để điều phối nhân lực hợp lý, giảm thời gian chờ giữa biên tập - chế bản - in ấn, đồng thời giúp việc đánh giá kết quả công việc dựa trên sản phẩm cụ thể và mức độ hoàn thành thực chất.

Cùng với số hóa quy trình, phát triển xuất bản điện tử mở ra không gian mới cho việc phổ biến các kết quả nghiên cứu của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Sách điện tử và tạp chí điện tử giúp bạn đọc tiếp cận tri thức không phụ thuộc khoảng cách địa lý; tạo điều kiện tìm kiếm theo tác giả, chủ đề, từ khóa; đồng thời hỗ trợ thống kê nhu cầu đọc để lựa chọn nội dung và phương thức truyền thông phù hợp hơn. Tuy nhiên, phát hành số không đơn giản là chuyển tệp in sang định dạng PDF. Sản phẩm điện tử cần đáp ứng yêu cầu về cấu trúc, khả năng hiển thị trên nhiều thiết bị, siêu dữ liệu, bản quyền, bảo mật, lưu trữ lâu dài và trải nghiệm của người đọc.

Từ góc độ quản trị, dữ liệu xuất bản phải được xem là một tài sản của đơn vị. Mỗi bản thảo, bìa sách, tệp chế bản, hợp đồng, quyết định xuất bản, thông tin ISBN, hồ sơ lưu chiểu và dữ liệu phát hành đều cần có quy tắc đặt tên, phân quyền truy cập, sao lưu và kiểm soát phiên bản. Việc xây dựng kho dữ liệu tập trung không chỉ giúp tìm kiếm nhanh hơn mà còn giảm nguy cơ thất lạc, sử dụng nhầm tệp hoặc lộ lọt tài liệu. Cùng với đó, an toàn thông tin, bảo vệ quyền tác giả và quyền liên quan phải được tích hợp ngay trong thiết kế quy trình, thay vì xử lý như một yêu cầu bổ sung sau khi hệ thống đã vận hành.

Công nghệ chỉ phát huy hiệu quả khi người sử dụng hiểu rõ mục tiêu và sẵn sàng thay đổi thói quen làm việc. Mỗi viên chức không nhất thiết phải trở thành chuyên gia công nghệ, nhưng cần có năng lực số phù hợp với vị trí việc làm: biết cập nhật dữ liệu đúng chuẩn, sử dụng chữ ký số và hồ sơ điện tử, nhận diện rủi ro an toàn thông tin, khai thác công cụ hỗ trợ biên tập và truyền thông một cách có trách nhiệm. Đối với trí tuệ nhân tạo, có thể nghiên cứu ứng dụng vào nhận dạng ký tự, kiểm tra hình thức, gợi ý từ khóa, hỗ trợ thống kê hoặc phát hiện trùng lặp; song mọi nội dung học thuật và quyết định xuất bản vẫn phải được con người thẩm định, chịu trách nhiệm.

Chuyển đổi số cũng làm thay đổi cách truyền thông và phát hành xuất bản phẩm. Thay vì chỉ giới thiệu sách tại thời điểm phát hành, đơn vị có thể xây dựng một chuỗi nội dung số gồm thông tin về công trình, trích đoạn có giá trị, trao đổi với tác giả, tọa đàm chuyên đề và liên kết trực tiếp tới địa chỉ đọc hoặc đặt mua. Website, tạp chí điện tử và các kênh mạng xã hội cần được vận hành thống nhất về thông điệp, nhận diện và lịch nội dung. Cách làm này vừa kéo dài vòng đời truyền thông của mỗi đầu sách, vừa đưa tri thức học thuật đến gần hơn với những nhóm bạn đọc khác nhau mà vẫn bảo đảm tính chính xác, chuẩn mực.

Để quá trình chuyển đổi tạo ra kết quả bền vững, đơn vị cần lựa chọn những việc thiết thực, có thể đo lường và cải tiến liên tục. Có thể bắt đầu bằng việc chuẩn hóa hồ sơ số cho từng đầu sách, tạp chí, thiết lập bảng theo dõi tiến độ dùng chung, thống nhất danh mục dữ liệu, số hóa các biểu mẫu lặp lại và đo thời gian xử lý trước - sau khi áp dụng. Những sáng kiến nhỏ nhưng giải quyết đúng điểm nghẽn cần được ghi nhận, nhân rộng. Đây cũng chính là cách cụ thể hóa tinh thần Nghị quyết số 57-NQ/TW, cải tiến nâng cao hiệu quả công tác, dù bắt đầu từ một quy trình rất gần với công việc hằng ngày.

Để triển khai trong thực tế, đơn vị cần rà soát lại toàn bộ quy trình nghiệp vụ và xác định một hồ sơ số thống nhất cho từng đầu sách, tạp chí. Hồ sơ này không thay thế ngay mọi chứng từ giấy theo quy định, nhưng phải trở thành nguồn thông tin điều hành chính, bao gồm kế hoạch, bản thảo được duyệt, hợp đồng, tiến độ biên tập, tình trạng chế bản, thông tin in, lưu chiểu, phát hành và thanh quyết toán. Phòng Hành chính - Tổng hợp thực hiện vai trò phối hợp kế hoạch, đôn đốc mốc thời gian và tổng hợp báo cáo; các bộ phận chuyên môn cập nhật dữ liệu tại nơi phát sinh; cán bộ công nghệ bảo đảm tài khoản, phân quyền và vận hành kỹ thuật. Cách phân công này làm rõ người chịu trách nhiệm đối với từng trường dữ liệu, tránh tình trạng hồ sơ số được lập nhưng không được cập nhật thường xuyên.

Cần chuẩn hóa danh mục biểu mẫu, quy tắc đặt tên tệp, thời hạn xử lý, thủ tục bàn giao và chế độ lưu trữ. Những bước lặp lại như lập phiếu chuyển bản thảo, xác nhận bản in cuối, theo dõi hợp đồng hoặc tổng hợp sản lượng có thể được số hóa trước vì dễ đo hiệu quả. Lãnh đạo đơn vị nên sử dụng bảng tiến độ dùng chung trong giao ban, định kỳ xem xét các hồ sơ quá hạn, nguyên nhân phải sửa nhiều vòng và mức độ hoàn thiện chứng từ. Kết quả chuyển đổi số vì vậy được đánh giá bằng thời gian xử lý giảm, tỷ lệ hồ sơ đầy đủ, số lỗi phiên bản và khả năng cung cấp thông tin kịp thời, chứ không chỉ bằng số phần mềm hoặc số tệp đã đưa lên hệ thống.

Chuyển đổi số trong xuất bản là quá trình chuyển từ quản lý từng công đoạn sang quản trị toàn bộ vòng đời của sản phẩm tri thức. Khi các mảng công tác được kết nối bằng dữ liệu, viên chức chủ động đổi mới phương pháp làm việc thì Nhà xuất bản và Tạp chí không chỉ nâng cao năng suất, mà còn thực hiện tốt hơn sứ mệnh đưa tri thức khoa học xã hội và nhân văn đến với xã hội.