Chuyển đổi số là yêu cầu của đổi mới phương thức hoạt động

Chuyển đổi số ngày nay có ý nghĩa đặc biệt bởi hoạt động nghiên cứu, xuất bản và phổ biến tri thức ngày càng gắn chặt với dữ liệu. Các công trình nghiên cứu, bài viết khoa học, tư liệu, hồ sơ chuyên gia, thông tin tác giả, tài liệu tham khảo và các sản phẩm xuất bản đều có thể trở thành những nguồn dữ liệu có giá trị nếu được số hóa, chuẩn hóa, quản lý và khai thác hiệu quả. Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam quán triệt thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia, xác định phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số là đột phá quan trọng hàng đầu. Đây là một trong những nền tảng quan trọng phục vụ nghiên cứu, quản lý và tư vấn chính sách trong bối cảnh mới.

Từ yêu cầu đó, nâng cao nhận thức về chuyển đổi số cần được bắt đầu từ những công việc cụ thể, thiết thực trong từng đơn vị và từng vị trí công tác.

Đối với hoạt động Tạp chí, biên tập viên không chỉ thực hiện nhiệm vụ biên tập nội dung mà còn trực tiếp tham gia vào quá trình hình thành, chuẩn hóa và quản lý dữ liệu khoa học. Mỗi bản thảo được tiếp nhận, mỗi bài viết được biên tập, mỗi thông tin về tác giả, chuyên gia, phản biện hay tài liệu tham khảo được cập nhật chính xác đều góp phần tạo nên nguồn dữ liệu khoa học có giá trị lâu dài.

Trong môi trường số, người biên tập cần từng bước hình thành phương thức làm việc mới: quản lý bản thảo trên môi trường điện tử; chuẩn hóa thông tin tác giả; kiểm tra từ khóa, tài liệu tham khảo; quản lý phiên bản bài viết; lưu trữ hồ sơ điện tử; cập nhật dữ liệu đầy đủ và bảo đảm khả năng tìm kiếm, tra cứu, khai thác.

Đặc biệt, biên tập viên tại Nhà xuất bản và Tạp chí Khoa học xã hội đã có nhận thức đầy đủ rằng số hóa không chỉ là chuyển một tài liệu giấy thành một tệp điện tử. Giá trị của dữ liệu chỉ được phát huy khi tài liệu được chuẩn hóa, có thông tin mô tả, được tổ chức khoa học và có khả năng kết nối, tìm kiếm, khai thác, tái sử dụng. Vì vậy, nâng cao năng lực số của đội ngũ biên tập viên là một trong những yếu tố quan trọng để chuyển đổi số trong hoạt động Tạp chí đi vào thực chất.

 Xây dựng Tạp chí điện tử - không gian mới để phổ biến tri thức khoa học

Trong quá trình chuyển đổi số, tạp chí điện tử giữ vai trò ngày càng quan trọng trong việc phổ biến kết quả nghiên cứu khoa học. Nhà xuất bản và Tạp chí Khoa học xã hội đang tiến hành xuất bản Tạp chí điện tử, song song với ấn phẩm giấy. Môi trường điện tử mở rộng khả năng tiếp cận thông tin, tạo điều kiện để độc giả tìm kiếm, đọc và khai thác các công trình nghiên cứu nhanh chóng, thuận tiện hơn. Việc phát triển tạp chí điện tử được nhìn nhận như một quá trình đổi mới tổng thể, từ tiếp nhận bản thảo –  phản biện – biên tập –  chế bản – xuất bản – lưu trữ – phổ biến – khai thác dữ liệu, thay vì chỉ đơn thuần đưa bản điện tử của tạp chí lên website.

Đối với Tạp chí Khoa học xã hội Việt Nam, quá trình này cần hướng tới xây dựng kho dữ liệu bài viết khoa học, trong đó mỗi bài viết được lưu dưới dạng một tệp văn bản và được gắn với các thông tin cần thiết như tên bài, tác giả, cơ quan công tác, lĩnh vực nghiên cứu, từ khóa, thời gian xuất bản, số tạp chí, tài liệu tham khảo và các thông tin liên quan.

Khi dữ liệu được chuẩn hóa, việc tìm kiếm, thống kê, phân loại và khai thác các công trình nghiên cứu sẽ thuận lợi hơn; đồng thời tạo nền tảng để từng bước kết nối với các cơ sở dữ liệu khoa học trong nước và quốc tế.

Chuyển đổi số gắn với chuẩn hóa và bảo đảm chất lượng dữ liệu

Trong công tác biên tập, cần hạn chế tình trạng trùng lặp hoặc thiếu thông tin; thống nhất cách đặt tên tệp, cấu trúc thư mục, thông tin mô tả và phương thức lưu trữ. Đối với tài liệu giấy cần số hóa, phải bảo đảm chất lượng bản quét và khả năng tìm kiếm; đối với tài liệu đã có bản điện tử cần kiểm tra, làm sạch và chuẩn hóa trước khi đưa vào kho dữ liệu. Đây là yêu cầu thiết thực đối với hoạt động của Nhà xuất bản và Tạp chí.

Chuyển đổi số không phải là nhiệm vụ riêng của bộ phận công nghệ thông tin. Đây là quá trình liên quan đến phương thức làm việc của toàn cơ quan, trong đó mỗi cán bộ, viên chức đều là một chủ thể tham gia.

Đối với cán bộ làm công tác biên tập, điều đó được thể hiện qua những việc cụ thể: chủ động sử dụng các công cụ số; quản lý hồ sơ, bản thảo trên môi trường điện tử; cập nhật dữ liệu đầy đủ; khai thác hiệu quả các cơ sở dữ liệu; tuân thủ quy định về bảo đảm an toàn thông tin; đồng thời thường xuyên nâng cao kỹ năng số phục vụ công việc chuyên môn. Đối với tạp chí, đó là quá trình xây dựng môi trường xuất bản điện tử hiện đại, từng bước hình thành cơ sở dữ liệu khoa học có khả năng kết nối và khai thác lâu dài.

Đưa Nghị quyết số 57-NQ/TW vào thực tiễn công việc

Đối với các biên tập viên tại Nhà xuất bản và Tạp chí Khoa học xã hội, việc thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW cần được cụ thể hóa bằng những nhiệm vụ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của đơn vị: phát triển tạp chí điện tử; xây dựng kho dữ liệu bài viết; nâng cao năng lực số của đội ngũ biên tập viên; đổi mới phương thức quản lý và phổ biến các sản phẩm khoa học.

Mỗi bài viết được chuẩn hóa, mỗi hồ sơ được số hóa đúng quy định, mỗi dữ liệu tác giả được cập nhật đầy đủ và mỗi sản phẩm khoa học được đưa lên môi trường số một cách khoa học, an toàn đều là những bước đi cụ thể trong quá trình chuyển đổi số. Từ nhận thức đến hành động, từ số hóa tài liệu đến xây dựng dữ liệu có cấu trúc, từ đổi mới quy trình biên tập đến phát triển tạp chí điện tử, chuyển đổi số đang từng bước tạo ra phương thức mới trong tổ chức, quản lý và phổ biến tri thức khoa học xã hội.